Prinzip Volltextsuche – Dateien effektiver für Studium und Schule organisieren

Schon im Studium ist es oftmals schwierig, den Überblick über die im Laufe des Semesters gesammelten PDF- und Worddateien zu behalten. Später als Lehrer wird es dann wirklich lustig… Schnell häufen sich in einem Schuljahr ein Paar hundert Dateien an.

Das Ausdrucken und Organisieren aller Unterlagen in  Leitzordnern wie man es von vielen Lehrern kennt,  ist zumindset dann nicht besonders effektiv, wenn es darum geht, einmal schnell ein ganz spezielles thematisches Dokument zu finden.

Dabei können Dateien auf dem Computer mit ein wenig Aufwand übersichtlich organisiert und durchsucht werden.

Der Vorteil einer digitalen Materialiensammlung liegt auf der Hand. Dateien sind schnell kopiert und ausgetauscht, mit einem Kopierer oder Drucker können von diesen ohne nennenswerten Mehraufwand Klassensätze gedruckt werden (mind the copyright!).

Um nun den Überblick über die Dateien zu behalten, gibt es derzeit zwei konzeptionelle Organisationsansätze.

Organisationsansatz: „Alte Schule“ – hierarchische verschachtelte Ordnerstruktur

Die noch aus DOS Zeiten altbewährte Methode, um digitale Dateien zu organsieren und zu ordnen, ist die Verwendung von Ordnern.

Nach organisatorischen oder thematischen Aspekten werden Ordner gebildet und diese werden dann mit den Arbeitsdateien gefüllt.

Anhand eines Beispiels: Ein Referendar mit der exotischen Kombination Chemie und Reli hat unter \eigene Dateien\ folgende Unterordner angelegt:

  • Chemie
  • eigene Bilder
  • Medien
  • Pädatheorie
  • Reli
  • Schulhauskultur
  • UPPs

Die Ordnerstrukturdes obigen Beispiels ist auf den ersten Blick klar. Kommen Dateien zur Sammlung hinzu, so werden diese in die bestehenden Ordner eingeordnet.

Passt eine Datei nicht in die bestehende Ordnerstruktur, so wird ein Nebenordner auf oberster Ebene oder ein Unterordner angelegt.

Die Stärke der ordnerbasierten Organisation der Arbeitsdateien liegt in der Übersichtlichkeit, insbesondere dann, wenn nur wenige Dateien grob strukturiert werden sollen.

Allerdings wird die Ordnung durch ein aktives Umstrukturieren von Seiten des Benutzers erkauft, d.h dieser muss immer wieder inhaltlich die Ordner umbenennen, Dateien verschieben und neue Unterordner für weitere thematische Oberfelder anlegen.

Insbesondere bei einer großen Menge an Bestandsdateien zeigt die ausschließlich ordnerbasierte Strukturierung Schwächen. Es entstehen verschachtelte Ordnerpfade von einer beträchtlichen „Klicktiefe“, die nicht mehr intuitiv über die Dateioberfläche eines Betriebssystems navigierbar sind. Auch kommt es durch die Verschachtelung  schnell zu Redundanzen: es werden der Logik halber („die Datei muss zusätzlich auch in diesem Ordner zu finden sein“) oder versehentlich Duplikate angelegt.

Der letzte Punkt ist der in meinen Augen schwerwiegendste, der gegen eine ausschließlich ordnerbasierte Organisation spricht: irgendwann hat man mehrere Duplikate einer Datei und weiß nicht mehr, welche was beinhaltet. Schließlich geben die Ordnernamen die Struktur vor und diese sind willkürlich und variieren oftmals vom Inhalt.

Doch wie bekommt man schnell den Zugriff auf all seine Dateien, ohne zig Unterordner anzulegen?

Eine Ergänzung zur Ordnerstruktur durch Zuhilfenahme einer Desktopsuchmaschine ist sinnvoll.

Prinzip Desktopsuche: „Moment, ich <google> mal in meinen Dateien“

Desktopsuchmaschinen suchen nicht nur in den Ordner-  und Dateinamen sondern auch in den Dateiinhalten von Office oder PDF-Dateien, indem sie aus diesen einen so genannten Volltextindex anlegen.

volltextsucheAktuelle Betriebssysteme wie Windows 7 oder Mac OSX kommen mit eingebauten Desktopsuchefunktionen daher. Deshalb sind ein Großteil der einmalig gespeicherten Dateien auch später im Betriebssystem über die Volltextsuche wieder auffindbar.

So findet Windows 7 bei der Suche des Begriffs „Addition“ je nach Einstellung der Suchfunktion neben Worddateien auch PDF Dateien, welche in ihrem Inhalt das Wort enthalten. Auch unter MacOSX gibt es eine bequeme vom Start an mitgelieferte Desktopsuchefunktion, hier heißt diese Spotlight.

Alle Desktopsuchmaschinen arbeiten nach dem gleichen Prinzip: sie durchforsten einmalig alle Dateien auf dem Rechner, erstellen von diesen einen Volltextindex und erleichtern so den Zugang zu den semantischen Inhalten der gespeicherten Dateien.

Anmerkung: Manche PDFs verfügen über keinen Index und sind deshalb der Volltextsuche nicht zugänglich

Neben oben genannten Standarddesktopsuchen gibt es etliche weitere Desktopsuchmaschinen mit teils beträchtlichen Zusatzfunktionen. Dokumentenmanagement tut not!

vorschau-copernicHier kann die in einer für die Privatnutzung kostenlosen Version erhältliche hervorragende Desktopsuche  Copernic Desktop Search (CDS) empfohlen werden, vor allem deshalb, weil es hier direkt aus der Suchmaske eine Vorschau der Dateien samt Textauszug gibt.

Diese Vorschaufunktion gestaltet die Suche in umfangreichen Dokumentenbeständen sehr und ökonomisch, da nicht jede Datei mit einem Doppelklick geöffnet werden muss.

Copernic ist für Privatnutzung in der “Free Version” kostenlos, sofern man diese Software nicht kommerziell nutzen möchte. Im Funktionsumfang aufwändigere Versionen für Bildungseinrichtungen oder kommerzielle Anbieter sind käuflich zu erwerben. Mit den käuflichen Versionen ist es u.a. möglich Netzlaufwerke zu durchsuchen.

Für studentische Zwecke reicht es die Copernic Home Version zu installieren. Diese bietet die Möglichkeit, nach und vor allem in verschiedenen Textdokumenten zu suchen, um so bestimmte Stichworte und Inhalte in den Dokumenten auf einem Rechner schnell wieder zu finden.

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